خوش آمدید

جستجو

تبلیغات





مدیریت وصول مطالبات فروش

    مقدمه

    چند سال پیش بود که برای اولین بار با موضوع وصول مطالبات در حوزه سیستم های مدیریتی برخورد کردم. آن زمان برای پایش فرآیند مدیریت مالی یک سازمان می خواستم شاخص هایی را طراحی کنم.

    همان طور که آگاهی دارید استانداردهای سیستم های مدیریت کیفیت مانند ایزو ۹۰۰۱ یا ISO TS 16949 خیلی به مسائل مالی نمی پردازند اما به هر حال چون به عنوان یک فرآیند بحث مدیریت مالی را شناسایی کرده بودم بایستی چند شاخص برای سنجش کارایی و اثربخشی این فرآیند نیز تعریف می کردم.

    یکی از شاخص ها درصد وصول به موقع مطالبات شرکت بود. پس از تعریف شاخص ها و در دوره هایی که مقدار شاخص را محاسبه می کردیم در مواردی که مقدار محاسبه شده شاخص از معیار پذیرش، انحراف داشت، علت ها را تحلیل کرده و راهکارهایی برای بهبود مقدار شاخص تعریف می کردیم.

    همان زمان به جز تدابیری که با روش های سیستماتیک حل مسئله اتخاذ می کردیم جستجوی زیادی در مورد این موضوع انجام دادم. تلاش بر این بود که بتوانم رویکردی مدیریتی و سیستماتیک به این موضوع ایجاد کنیم و بتوان یک روش اجرایی تدوین نمود تا مطابق آن مکانیزم، فعالیت های وصول مطالبات را مدیریت نمود.

    مدتی بعد، این موضوع در سازمانی دیگر برایم اهمیت بسیار بیشتری پیدا کرد. آن شرکت با مشکلات عدیده مالی روبرو بود. در حالی که حجم تولید بالایی داشتند و میزان فروش بالطبع خوب بود اما به دلیل عدم دریافت به موقع مطالبات از مشتریان خود، وضعیت بسیار بدی پیدا کرده بودند. آنجا نیز سعی زیادی شد تا بتوان پروسه ای برای وصول مطالبات ایجاد کرد و مشکلات جدی مالی سازمان را راه حلی پیدا نمود.

    مجموع بررسی های آن زمان به علاوه نکاتی که در یک مقاله اخیرا خواندم هم اکنون پیش روی شماست.

    اهمیت و ضرورت رویکردی سیستماتیک به وصول مطالبات سازمان

    یکی از خردمندانه ترین جملاتی که در حوزه مدیریت کسب و کار شنیده ام این است که شما در واقع فروشی نداشته اید تا زمانی که پول آن به دست شما رسیده باشد.

    فروش خوب و زیاد مهم است اما این زمانی مطلوب سازمان است که پول آن در حساب شرکت و در جیب سازمان قرار بگیرد. این امر و این مهم به جز داشتن مقدار شانس یعنی معامله با مشتریان خوش حساب، قدری هم نیاز به خط مشی، سیستم، فرآیند و مکانیزم جمع آوری طلب ها و وصول مطالبات، دارد.

    حتما شنیده اید که شاهرگ حیات هر سازمان و هر بنگاه و واحد اقتصادی، فروش می باشد. زمانی که محصولات ارسالی به عنوان خون جاری در سرخرگ ها از قلب خارج می شوند پول حاصل از فروش محصولات و خدمات از طریق سیاهرگ ها باید به قلب برگردد و گرنه شاهرگ حیات سازمان، از کار افتاده و وظیفه و مسئولیت خود را به خوبی انجام نداده است.

    یکی از مشکلات مهم در تکمیل فرآیند فروش، دردسر داشتن در جمع آوری مبالغ فاکتورهای فروش می باشد. اگر نتوانید این مهم را به انجام رسانید، شما باید مقدار بیشتری کار کنید، محصول بیشتری بفروشید یا سود بالاتری داشته باشید تا بتوانید آسیب های ناشی از این معضل یعنی عدم نقد شدن یا دیر نقدشدن مطالبات را پوشش دهید.

    یکی دیگر از پیامدهای ناخوشایند این معضل ایجاد مشکل در جریان نقدینگی در سازمان می باشد. عدم نقد شدن فاکتورهای فروش و حتی دیر نقد شدن مطالبات از مشتریان روی سودآوری، تأثیر منفی می گذارد و حتی ممکن است که مشکل بزرگتر از این شده و به قیمت زمین خوردن کسب و کار تمام شود.

    درست است و قبول دارم که نمی توان از این مسئله فرار کرد و گریزی از بدحسابی برخی مشتریان نیست و به هرحال بخشی از طبیعت کسب و کار می باشد، اما اقداماتی هستند که شما می توانید با به کارگیری آنها خسارات ناشی از این معضل را کاهش دهید.

    فعالیت های مدیریت این رویه و اقداماتی که برای بهبود فعالیت های وصول مطالبات می توان انجام داد را در دو دسته تقسیم می کنیم. دسته اول شامل اقداماتی هستند که شما باید پیش از وقوع مشکل تأخیر و یا عدم پرداخت مطالبات اتخاذ کرده و اجرا نمایید. دسته دوم فعالیت های پس از وقوع مشکل هستند. یعنی زمانی که محصولات تولیدی را تحویل داده یا خدمات مورد نیاز مشتری را ارائه نموده اید و مبلغ آن را دریافت ننموده اید.

    درصورتی که هر دو دسته اقدامات را به کار بگیرید آن موقع تا حدود زیادی این مشکل را تحت کنترل خود در خواهید آورد. شاید لازم به یادآوری نباشد که بنا به نوع کسب و کار، نوع محصول تولیدی و یا خدماتی که به مشتری خود ارائه می نمایید، شرایط اقتصادی حاکم بر جامعه، وضعیت بازار و دیگر مسائل مربوط به مشتریان باید این اقدامات و فعالیت ها را با شرایط خود متناسب و هماهنگ نمایید و به نوعی این مکانیزم ها را برای سازمان خود سفارشی و بومی نمایید.

     

    اقدامات اولیه و ابتدایی یا پیشگیرانه و کنشی

    • مدیریت ریسک، مرحله ای از فرآیند امکانسنجی قرارداد باید باشد

    هنگامی که دارید قراردادی را تحلیل کرده و امکانسنجی می نمایید، یک سیستم مدیریت ریسک را در مورد عقد قرارداد با آن مشتری پیاده سازی نمایید. ریسک های احتمالی در حوزه مالی را شناسایی نموده و آن ها را ارزیابی نمایید.

    بدون تردید باید توصیه کنم و بگویم در صورتی که قرارداد به لحاظ برآورده نمودن تعهدات مالی مشتری، مخاطره آمیز به نظر می رسد، ریسک بالایی دارد و امکان کنترل ریسک در صورت وقوع، وجود ندارد از عقد قرارداد هر چه قدر هم وسوسه انگیز است خودداری نمایید، چرا؟

    چون دارید پول خود را صرف مواد اولیه، تولید محصول و . . . می کنید تا محصول با هزار زحمت و هزینه تولید شده را به احتمال زیاد مجانی تحویل مشتری ای دهید که تا حدود زیادی می دانید در پرداخت تعهداتش جای شک و تردید وجود دارد.

    طبق گفته اطباء، حکما و همچنین علما پیشگیری بهتر از درمان است. اگر مشتری، بدحساب است که تکلیف روشن است. اما برای مشتری جدید سعی کنید که تا جایی که می توانید اطلاعات به دست آورید و خوشنامی مالی وی را پرس و جو کرده و بررسی کنید.

    • در قرارداد برای عدم پرداخت در موعد مقرر، بند، ماده و آیین نامه ای پیش بینی نمایید

    یکی از مهم ترین اقداماتی که پیش از رویارویی با این مسئله باید انجام دهید این است که هنگامی که قرارداد فروش محصول و یا ارائه خدمات را با مشتری خود می بندید، بندی را در قرارداد مندرج نمایید که در صورت تأخیر در پرداخت چه مکانیزمی، فعال شده و حقوق شما استیفا می گردد.

    • در داخل سازمان خود، صورت حساب را سریع صادر نمایید

    این نکته دیگر خیلی واضح است که خودتان دیگر نباید باعث و بانی تأخیر باشید. سیستم انبارداری، حسابداری فروش و بازرگانی شرکت، باید بلافاصله و همزمان با ارسال محصول و پس از حصول اطمینان از رسید نمودن کالا و تأیید مقدار و کیفیت محموله دریافت شده توسط مشتری، فاکتور را صادر نموده و تأیید واحد دریافت مشتری را بگیرید.

    • سیاست های اعتباری و دریافت مطالبات شرکت شما باید صریح، روشن و مداوم باشد و تغییرات بی دلیل زیادی نداشته باشد

    رویه و روال سیاست های فروش و دریافت مطالبات را بر اساس آیین نامه ای مدون انجام دهید، به طوری که مشتریان با آن ها کاملا آشنا شده و هماهنگ گردند.

    • صورت حساب را برای سرعت بیشتر و زمان کمتر به صورت الکترونیکی و ایمیل ارسال نمایید

    از کوچکترین تأخیرها مانند ارسال فاکتور به وسیله پست و . . . نیز نگذرید. می توانید صورت حساب را با ایمیل ارسال کنید و از دریافت آن نیز مطمئن شوید.

    • چند فاکتور کوچک به مرور زمان بهتر است از یک فاکتور با مبلغی بزرگ در پایان پروژه

    اگر قرارداد تولید و ارسال محصول و یا خدمات به صورت مرحله ای است در صورت امکان و موافقت مشتری اجرای هر مرحله را فاکتور کرده و به صورت تکه تکه مبالغ را نقد کنید.

    • حفظ روابط خوب، قوی و دوستانه با مشتریان

    این آیتم از بسیاری بندهای قانونی کارگشاتر است. در سطح مدیریت ارشد، مدیران میانی و حتی کارشناسان و کارمندان سعی کنید که روابط دوستانه ای با مشتریان خود داشته باشید. این رویکرد بسیار مفید، اثربخش و تأثیرگذار است.

    • گزارش های صحیح و دقیق حسابداری در مورد حساب های دریافتنی از مشتریان
    • سعی کنید که فاکتورهای شما اصلا اشتباهی نداشته باشند

    درصورت وقوع اشتباه در فاکتور مراحل اصلاح، ارسال و تأیید دوباره بسیار زمانبر خواهد شد. خصوصا اگر یک مشتری بخواهد از این اشتباه برای تأخیر در پرداخت استفاده یا سوء استفاده کند.

    • ایجاد محدودیت اعتباری برای مشتری

    یک سیستم اعتباری مانند بانک ها برای مشتریان خود ایجاد کنید. برای هر مشتری با توجه به اعتبارش در پرداخت، سقفی از میزان مطالبات وصول نشده قرار دهید.

    مشخص نمایید و تصمیم گیری کنید که به یک مشتری تا چه میزان می توان فروخت در صورتی که حساب هایش تسویه نشده است. شاید برای یک مشتری، بلافاصله پس از اولین عدم پرداخت بدهی، باید ارسال محصول را متوقف نمود. اما برای یک مشتری خوش حساب و قدیمی، به قولی ممکن است دیر و زود داشته باشد اما سوخت و سوز ندارد. با این مشتری خوش حساب و قدیمی طبیعتا بیشتر می توان راه آمد.

    فروش زیاد گول تان نزند و وسوسه تان نکند. به یاد داشته باشید که تا پول در دستان شما قرار نگیرد فروشی واقعی انجام نشده است.

    • آمار مشتریان را داشته باشید

    داده ها و اطلاعات مربوط به اعتبار و حساب های مشتریان را به هر طریقی که صلاح می دانید به دست آورید. به عنوان مثال مشتریان فعلی یا بالقوه شما چه اعتباری، چه حسابی و در چه بانکی دارند؟

    اقدامات ثانویه، اصلاحی و واکنشی

    • ارتباطات داخلی موثر واحدهای مرتبط با یکدیگر

    اگر موعد پرداخت یک فاکتور از زمان مقرر گذشت واحدها و مسئولان مرتبط باید در روال عادی کار از این قضیه مطلع گردند. نکند که مدت زیادی از زمان پرداخت یک مشتری گذشته باشد و کک کسی هم نگزد.

    • پروسه پیگیری را آغاز کنید

    اولین مسئول به مرجع تصمیم گیرنده داخلی یا مدیر مرتبط بایستی اطلاع رسانی کند و با نظر ایشان به مشتری اعلانی نماید مبنی بر عدم وصول طلب در موعد مقرر. یک کپی از چک و دایره ای قرمز روی آن و ارسال به مشتری، اولین اقدام در شروع تعامل با مشتری می تواند باشد.

    • با مشتری تماس بگیرید

    به شیوه ای محترمانه با مشتری تماس گرفته و پرس و جو کنید. درست است که شما طلبکار هستید اما روش غیر مودبانه و طلبکارانه! ممکن است کار به جایی نبرد. از حس تعهد مشتری استفاده کنید و به او پرداخت در زمان مقرر را یادآوری نمایید.

    • این ضرب المثل را از یاد نبرید؛ چرخی که جیر جیر می کند، روغن می خواهد

    سیستم پیگیری وصول مطالبات و رویکرد مناسب برای حل این مسئله شامل توجه، پیگیری و اقدام است. طبیعی است که باید این مسئله را جدی گرفته و به صورت مستمر پیگیر آن باشید. توجه داشته باشید که یک رویه گام به گام و تدریجی، پیشرفت بهتری به همراه دارد تا هیچ گونه اقدام و یا هر گونه اقدامات ضربتی و عجولانه.

    • مستندسازی در این پروسه اهمیت زیادی دارد

    اطلاعات اجرای مراحل مختلف و فعالیت ها را ثبت کنید. برای هر مشتری و هر قرارداد به صورت جداگانه ثبت وقایع را انجام دهید.

    • پس از تلفن اول

    یک نامه بنویسید. ایمیل، انتخاب خوبی است. هم می توان راحت تر ارتباط برقرار کرده و موقعیت را تشریح نمود و هم اینکه فشاری مختصر وارد کرد. ضمنا مشتری هم با فراغ بال بهتری امکان این را دارد که بتواند پاسخی شایسته بدهد.

    • اگر

    تلفن اول اگر مفید واقع نشد، دوباره تماس بگیرید، اندکی فشار بیاورید و در صورت امکان، قرار جدیدی برای پرداخت بگذارید.

    • در پیگیری سوم، موضوع را مودبانه اما محکم تر مطرح کنید

    بگویید اگر پرداخت صورت نگیرد از مواد پیش بینی شده در قرارداد استفاده می کنید.

    • در صورت اعلام پرداخت از سوی مشتری

    حساب خود را چک کرده و از پرداخت، اطمینان حاصل نمایید. با مشتری تماس بگیرید و بگویید که

    شما، ( منظور، مشتری است) برای ما ارزشمند هستید.

    روی تمایل شرکت برای ادامه همکاری با آن مشتری تأکید کنید.

    • از این اهرم هم می توان در صورت صلاحدید استفاده نمود

    بعضی مواقع قطع ارسال محصول، ابزار خوبی برای مجبور کردن مشتری به پرداخت است. این در حالی است که مشتری قادر به پرداخت نیست و نیاز هم به ادامه ارسال محصول از سمت شما دارد.

    • نترسید، غیرمنطقی نباشید اما تردید نکنید و شجاع باشید

    اگر باز هم مشتری پرداخت ننمود، از اینکه با چنین مشتری ای که مطالبات و بدهی ها شما را نمی پردازد و به تماس های شما پاسخ نمی دهد، قطع رابطه کنید نترسید.

    اگر حاشیه سود ۲۰ درصد است شما باید ۵ برابر بیشتر از آنچه که به آن مشتری فروخته اید و پولش را نتوانسته اید نقد کنید باید بفروشید تا زیان حاصل از عدم پرداخت را به صفر برسانید و توجه داشته باشید که در همین موقعیت تازه زیان را رفع کرده اید و از سود نیز هیچ خبری نیست.

    • از راه های قانونی پیش بینی شده در متن قرارداد استفاده کنید.

    اگر مبلغ زیاد است که تلاش خود را بسیار بیشتر نمایید. هر چه زمان بیشتر بگذرد و حساب شما با آن مشتری بدحساب، قدیمی تر شود نقد کردن پول چنین قراردادی که باد خورده است سخت تر می شود.

    منابع:

    Collecting Accounts Receivable – http://laubercfos.com/Knowledge-Base/Cash-Flow/Collecting-Accounts-Receivable.aspx


    این مطلب تا کنون 9 بار بازدید شده است.
    منبع
    برچسب ها : مشتری ,پرداخت ,مطالبات ,صورت ,نمایید ,مشتریان ,داشته باشید ,وصول مطالبات ,ارسال محصول ,صورت حساب ,مشتری تماس ,collecting accounts receivable ,توجه داشته باشید ,
    مدیریت وصول مطالبات فروش

تبلیغات


    محل نمایش تبلیغات شما

پربازدیدترین مطالب

آمار

تبلیغات

محل نمایش تبلیغات شما

تبلیغات

محل نمایش تبلیغات شما

آخرین کلمات جستجو شده